Burocrazia, documenti e scadenze da rispettare organizzandosi in anticipo



Alzi la mano chi non odia la burocrazia!

Impegnate in famiglia, in casa e nella gestione di una professione che magari richiede fantasia, creatività, immaginazione, per tutte arriva il fatidico momento: quello nel quale ci si trova a buttare alla rinfusa in una cartellina i documenti da consegnare al commercialista, per preparare all’ultimo momento la dichiarazione dei redditi; oppure quello in cui arriva una lettera dell’Agenzia delle Entrate che chiede di consegnare i documenti di un certo anno per effettuare un controllo.

Il primo consiglio è quello di mettere da parte la paura e soprattutto vincere l’atavico rifiuto per questi argomenti. Non rinviare all’infinito, ma dedica pochi istanti ogni giorno all’organizzazione dei documenti, facilitando così la tua vita e il lavoro di chi ti assiste.

L’archiviazione dei documenti può essere virtuale o materiale. Per me, che amo ancora sfogliare i libri e la carta, il modo migliore è quello di comprare un bel contenitore (chi non ama entrare in cartoleria per scegliere la cancelleria?) nel quale organizzare giorno per giorno i documenti. Un lavoro che, fatto una tantum si rivela noioso e impegnativo, mentre fatto giorno per giorno non richiede che pochi secondi!

Prendi l’abitudine di stampare e conservare ogni fattura ed archivia in ordine cronologico il documento contabile (la fattura o la ricevuta o lo scontrino) e quando disponibile anche l’attestazione del pagamento (da pinzare insieme). Alla fine dell’anno avrai subito pronto il contenitore da consegnare al tuo consulente che, tra l’altro, sarà più invogliato ad una certosina ricostruzione dei numeri del tuo business se non dovrà passare la giornata a fare ordine nel tuo caos… Nel faldone stesso dedica un settore alla conservazione di ulteriori documenti utili alla tua dichiarazione, con le sezioni:

    1. Spese mediche”, dove raccoglierai gli scontrini della farmacia e le ricevute delle visite;
    2. Casa” dove conserverai i pagamenti dei tributi sugli immobili e magari le bollette se il tuo studio è in casa;
    3. Contributi” dove archivierai i pagamenti all’Inps o alla tua Cassa previdenza,
    4. F24” per le quietanze degli F24;
    5. e poi le ricevute del nido, i pagamenti alle assicurazioni, le erogazioni liberali… insomma tutte quelle carte che rischi di faticare a trovare quando ti vengono richieste.

Inoltre ricordati che è necessario risultare trasparenti nel caso in cui si verifichino accessi e controlli da parte degli appositi uffici: per gli incassi (soprattutto) e per i pagamenti dovresti prediligere strumenti tracciabili come assegni, bonifici, bancomat e carte di credito, riducendo al minimo i contanti.

Per le scadenze, per capirle, pianificarle e rispettarle, fatti aiutare dal tuo consulente a creare un file con quelle principali lungo il corso dell’anno: il pagamento dell’Iva, dei contributi, la scadenza per il pagamento delle imposte e la spedizione dell’Unico o del 730.
Quando è possibile è utilissimo cercare di pianificare le uscite finanziarie in modo da non soccombere nei mesi più difficili, nei quali sembra si concentrino tutti i versamenti.

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Come affrontare la burocrazia? Un po’ alla volta… 🙂

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