Avere una scrivania e un flusso di lavoro organizzato aumenta senza dubbio la produttività. Perché?
Perché si perde una montagna di tempo in meno a cercare documenti e file che pensavi di aver messo “proprio lì” e poi non li ritrovi e perché se hai tutto ciò che ti serve a portata di mano incappi in meno distrazioni!

Gli strumenti

Dunque, dopo esserti accertata che la tua scrivania e la tua sedia siano ergonomiche per non rovinarti la schiena, che la luce sia sufficiente per non rovinarti gli occhi, che l’ambiente in cui lavori sia gradevole e pulito, mettiti alla tua postazione e controlla di avere vicino a te, in modo da non doverti alzare dalla sedia, tutti gli strumenti indispensabili per l’attività che intendi svolgere: il computer, il telefono, la pratica da gestire e tutto ciò che la concerne. Appena un po’ più lontano, ma ancora a distanza di braccia, metti le cose che utilizzi spesso, ma non sempre: la stampante, lo scanner, i dossier, le forbici, la pinzatrice… Quello che ti serve in maniera occasionale, infine, mettilo sempre nel tuo spazio di lavoro, ma non preoccuparti se non è comodissimo. Quando finisce la carta nella stampante, devi ricaricare il telefono o consultare un dossier, puoi sempre alzarti un minuto e sgranchire le gambe: l’importante è che tu sappia esattamente dove si trovano le cose che cerchi!

Al mattino

Se la tua scrivania è in ordine, quando al mattino ti ci siedi davanti, puoi partire subito in quarta, senza perdere tempo a capire da che parte devi iniziare!

Accendi il computer e mentre aspetti che parta, apri la tua agenda, leggi qual è il primo compito della giornata e tuffatici a pesce: intorno a te hai tutto ciò che ti serve e niente ti disturba. Non aprire subito la tua posta elettronica, fallo solo quando pensi di essere a buon punto con ciò che hai iniziato, poi apri il tuo client e smista le e-mail. Ci sono risposte che puoi dare subito? Fallo immediatamente e non procrastinare. Ci sono mail che richiedono più tempo, ma non sono urgenti? Inseriscile nelle cose da fare.
Cancella quello che non ti interessa e finalmente prenditi una pausa. Se lasci aperto il client, invece, sei continuamente distratto e siccome passare da un’attività (ad es. leggere un’e- mail) ad un’altra (ad es. scrivere un documento) significa impiegare circa 30 secondi del tuo tempo, se moltiplichi 30 secondi per tutte le volte che da una cosa passi ad un’altra, perdi una notevole quantità di tempo senza nemmeno accorgertene!

Nel corso della giornata

È importante, invece, fare dei momenti di pausa. Così importante (per la vista, per la mente, per le articolazioni), che ti consiglio addirittura di mettere un timer e fermarti quando suona. Magari ogni ora. E in quei cinque minuti di relax coccolati un po’, con un caffè, una tisana, una canzone, una telefonata… Riprendere sarà più “gustoso” e più produttivo!

Alla sera

Riordina la scrivania e il desktop tutte le sere, quando finisci di lavorare. Controlla sull’agenda se hai fatto tutto quello che ti eri ripromessa di fare per quel giorno e compila la lista per il giorno dopo. A questo punto la tua giornata di lavoro è finita, anche se sei una freelance: le tue liste scritte ti aiuteranno a ricordare ciò che devi fare e potrai tranquillamente dedicarti ad altre cose.
Lo so che in questo momento pensi: “Magari…!”, ma ti assicuro che con un piccolo sforzo iniziale, poi tutto diventa più facile!